Os 5 erros mais comuns em projetos de rastreabilidade de medicamentos

05/03/2019, por Rodrigo Klein

Durante esses 11 anos trabalhando com projetos de rastreabilidade de medicamentos pude acompanhar de perto diversas iniciativas de implantação. Entre essas iniciativas pude perceber alguns erros comuns que levaram bons projetos a serem menos eficientes em função de decisões equivocadas. Hoje escrevo este artigo para ajudar a você que está envolvido no assunto a não cometer os mesmos equívocos.

1) Falta de conhecimento do processo

Pode ser difícil imaginar isso mas acontece muito. Hoje o conhecimento do processo, como é de se imaginar, está muito mais enraizado nas áreas de negócios e isso afeta a visibilidade em um projeto dessa magnitude. Cada um nas suas respectivas áreas é capaz de executar o processo mas o restante da companhia não tem visibilidade de como as coisas de fato acontecem e isso afeta diretamente as atividades de execução da implantação da serialização e rastreabilidade. Para evitar isso, deve-se pensar na elaboração de um mapeamento de processos de modo a que todo o time (ou a companhia) possa saber como de fato acontecem os processos dentro de cada área de negócio. Isso facilitará o entendimento e aumentará a visibilidade do comitê de implementação acerca das informações de como as coisas funcionam dentro da companhia.

2) Problemas de engajamento da equipe

O dia-a-dia é cheio de atividades dentro das indústrias e isso pode fazer com que o projeto de implantação do SNCM não tenha a devida prioridade. Para evitar isso, deve existir um alinhamento entre o time de execução e os executivos da empresa de modo a garantir o engajamento dos responsáveis pelas áreas de negócios. Além disso não podemos esquecer de estabelecer um comitê de implantação que reuna profissionais das diversas áreas envolvidas de modo a que toda a complexidade do projeto possa ser vencida com o conhecimento desses profissionais.

3) Deficiência na ERU (Especificação de Requisito de Usuário)

Elaborar uma ERU de equipamentos é uma atividade corriqueira quando a companhia quer adquirir uma nova linha de embalagem, uma case packer ou qualquer equipamento de produção. A diferença para equipamentos e sistemas de serialização é que não é mais possível que uma única pessoa faça a ERU e a elaboração do documento deve ser uma atividade conjunta entre os departamentos de T.I, Engenharia, Produção, Logística e Qualidade.

Dessa forma, utilizando o conhecimento multidisciplinar de todos é natural que a ERU seja mais assertiva e completa, evitando assim lacunas entre os equipamentos e sistemas adquiridos e os processos já existentes.

4) Subestimar o tempo de projeto

Sim, ainda hoje temos empresas que estão subestimando a complexidade do projeto e estão subestimando o tempo necessário para implantação dos sistemas. Lembramos que a lei 11.903 determinava um prazo de 3 anos para implantação e realmente esse prazo era insuficiente para todo o trabalho e investimento necessário para se adequar à rastreabilidade, porém com a lei 13.410 passamos a ter mais de 5 anos para a adequação e hoje estamos de fato testando o SNCM e não a serialização. Isso na prática quer dizer que não existem empecilhos para a compra de equipamentos e sistemas de serialização já que hoje essa é uma etapa já superada.

5) Não ter um time focado na implantação

Sim, sua empresa precisa de um time de especialistas no processo de serialização e rastreabilidade. Isso mesmo, em estruturas de empresas globais existe até um líder global de serialização que coordena líderes locais ou regionais que estão focados em executar a implantação em seus países. Mesmo que sua empresa seja local ou regional, pense em ter pessoas focadas na rastreabilidade, essas pessoas serão responsáveis por acompanhar a evolução dos regulamentos e isso facilitará a implantação e a operacão.